शेतकरी गट स्थापन होऊन गटशेतीस सुरवात करताना पुढील वाटचाल सुरळीत चालण्यासाठी कृती आरखडा तयार करणे आवश्यक आहे. कामाची आखणी केल्याने अंमलबजावणी सोपी होते. प्रत्येक कामाचा सखोल कृती कार्यक्रम तयार होतो. असा प्रत्येक कार्यक्रम राबविण्याची जबाबदारी सभासदांनी त्यांच्या अनुभव व कौशल्यानुसार स्वीकारावी. गटशेती प्रवर्तकांनी सभासदांचे कौशल्य व अनुभव याची नोंद ठेवून, त्यानुसार कामाची जबाबदारी वाटावी. सभासदांमध्ये विशिष्ठ कामाचे कौशल्य नसल्यास त्यासाठी प्रशिक्षण घेण्यास उद्युक्त करावे. गटातर्फे प्रशिक्षणासाठी पाठवावे. गटशेतीच्या सुलभ व्यवस्थापनासाठी
सर्वप्रथम गटशेतीच्या सभासदांमधील कौशल्ये, गुण ओळखून त्याची नोंद करावी. प्रत्येकाचा अनुभव लक्षात घ्यावा. उदा. वैयक्तिक शेती करताना काहीजण विद्युत उपकरणे, यंत्रसामग्री देखभाल दुरुस्ती करत असतात. काहीजण उत्तम ट्रॅक्टर चालवतात. काही व्यक्ती निविष्ठा वितरकांशी चांगल्याप्रकारे संवाद करून खर्च वाचवू शकतात. काही व्यक्तींना बाजारपेठेचा व बाजार किमतीचा उत्तम अभ्यास असतो. खरेदीदाराशी चांगला संपर्कही असतो. त्याचा फायदा गटाला होऊ शकतो. काही व्यक्तींना ताळेबंद (जमाखर्च) लिहिण्याचा अनुभव असतो. वैयक्तिक कौशल्यावर आधारित त्यांना जबाबदारीचे वाटप करावे. हे करत असताना वैयक्तिक चर्चा करून त्यांची आवड व काम करण्याची इच्छाही विचारात घ्यावी. प्रत्येक कामाचे वेळापत्रक तयार करावे. त्यानुसार ठरविलेली कामे पूर्ण होतील याची खबरदारी घ्यावी. उदा. निविष्ठा खरेदी ही पेरणीपूर्वी पूर्ण होणे आवश्यक असते. उशीर झाल्यास त्याचा फायदा होत नाही. बैठकांचे नियमितपणे नियोजन ः
बैठका हा गटशेतीच्या व्यवस्थापनातील मूलभूत भाग असून, त्यात कार्यक्रमाची रूपरेषा, त्याचा आढावा, कामाची अंमलबजावणी अशा तिन्ही घटकांचा समावेश असावा. गटप्रवर्तक अथवा गटसमन्वयकांनी नियमितपणे दर महिन्याला किमान एक बैठक आयोजित करावी. गरजेनुसार आपात्कालीन बैठकसुद्धा बोलवावी. बैठक बोलविण्यापूर्वी सर्व सभासदांना बैठकीची सूचना व कार्यसूची वेळेअगोदर पोचेल याची काळजी घ्यावी. बैठकीची कार्यसूची बनविताना सभासदांबरोबर चर्चा करून गटशेतीसंदर्भातील काही मुद्दे तसेच नियमित कामकाजातील मुद्दे कार्यसूचीमध्ये असावेत. कार्यसूचीच्या प्रत्येक मुद्द्यावर गटसमन्वयकाने सविस्तर टिप्पणी तयार करावी. यामुळे सर्व सभासदांना विषय समजून चर्चेसाठी आपले विचार मांडता येतील. बरेचदा कृती कार्यक्रमानुसार काही गोष्टींची अंमलबजावणी होऊ शकत नसल्याचे जाणवते. अशावेळी गरजेनुसार लवचिकता दाखवत कार्यक्रमात बदल करावा. उदा. पेरणीसाठी सर्व तयारी झालेली असली तरी माॅन्सूनचा पाऊस उशिरा येतो. त्यानुसार नियोजनामध्ये बदल करावा. काही वेळेला दुबार पेरणीचे प्रसंग येतात. साधारणतः वर्षभराचा कृती आराखडा व त्यानुसार अंमलबजावणी यांची वारंवार चर्चा करावी. त्यानुसार आवश्यक ते बदल करून कृती करणे गरजेचे असते. गटशेतीच्या बैठकांमध्ये सर्वानुमते तयार केलेल्या योजनांचा वारंवार आढावा घेत राहावा. अंमलबजावणीविषयी शहानिशा करावी. बैठका घेतल्यानंतर गटसमन्वयकाने बैठकीतील सर्व चर्चेचे इतिवृत्त लिहून झालेले निर्णय ठळकपणे प्रदर्शित करावेत. शक्यतो सर्व सभासदांना त्याची प्रत पाठवावी. गटशेती करत असताना शेतीविषयक कामे तसेच नियोजन व व्यवस्थापन याविषयी प्रत्येक कामाच्या नोंदी ठेवणे गरजेचे असते. या नोंदींमुळे त्या त्या कामाविषयी इत्थंभूत माहिती गरजेवेळी सहजपणे मिळते. उदा. निविष्ठा खरेदी करत असताना किती प्रमाणात बियाणे, खते, कीडनाशके खरेदी केली. त्याची किंमत, खरेदी केल्याची तारीख याची नोंद नोंदवहीत करावी. प्रत्येक निविष्ठा अधिकृत विक्रेत्याकडून खरेदी करून त्याच्या पक्क्या पावत्या फाईलमध्ये लावून ठेवाव्यात. निविष्ठांचा वापर व त्यावर झालेला खर्च हा हंगामाच्या शेवटी ताळेबंद करताना कामी येतो. अशाचप्रकारे शेतातील प्रत्येक कामाच्या नोंदी, दैनंदिन मजूर संख्या व त्यावर झालेला खर्च, यंत्रांचा वापर व खर्च, काढणीनंतर पीक उत्पादनाची नोंद, त्याचा साठा व मालाची वेळोवेळी विक्री केल्याच्या नोंदी व त्याला मिळालेल्या किमती यावरून पिकापासून झालेल्या उत्पन्नाची व खर्चाची आकडेवारी मिळते. सर्व कामांचा जमाखर्च नोंदवहीत नमूद करावा. हंगामानंतर नफ्या तोट्याचे गणित करता येते. ताळेबंदामुळे खर्चाची बचत कुठे होऊ शकते, यावर विचार करावा. तसेच चांगला बाजारभाव मिळण्यासाठी कुठली वेळ व कुठला बाजार योग्य आहे, याविषयी संकेत मिळतात. त्याचा पुढील हंगामाच्या नियोजनावेळी फायदा होऊन गटशेती अधिक कार्यक्षम होते. गटशेती करत असताना अनेक नोंदी ठेवणे आवश्यक असते. त्यासाठी वेगवेगळ्या नोंदवहीची गरज असते. काही नोंदवह्या बाजारात उपलब्ध असून, काही नवीन तयार करून घ्याव्यात. त्यात भरावयाच्या माहितीनुसार रकाने तयार करून छापणे गरजेचे आहे. गटसमन्वयकाने वेगवेगळ्या नोंदवहींची इत्थंभूत माहिती घेऊन त्या उपलब्ध करून घ्याव्यात. त्यात नियमित माहिती भरली जाईल, याकडे लक्ष ठेवावे. खर्चाच्या नोंदवहीमध्ये पूर्ण हंगामात झालेल्या खर्चाच्या पावत्या व त्याची नोंद नियमितपणे करावी. रोखीच्या पुस्तकामध्ये दररोज होत असलेल्या रोखीच्या व्यवहाराच्या नोंदी ठेवाव्यात. पावतीपुस्तकामध्ये शेतमाल विक्रीनंतर आलेली रक्कम किंवा सभासद शुल्क इ. सर्व रकमेची माहिती पावतीपुस्तकात असते. पावतीपुस्तक हे महत्त्वाचे दस्ताऐवज आहे. बॅंकेतील व्यवहार करत असताना बॅंकेची खातेपुस्तिका ही कामकाजासाठी बॅंकेतून काढलेल्या रकमेची व बॅंकेत भरलेल्या पैशाची अद्ययावत माहिती देते. - रोजंदारी मजूर नोंदवहीमध्ये दैनंदिन काम करत असलेल्या मजुरांची संख्या व त्यावर झालेला खर्च याची नोंद होते. लॉगबुकमध्ये वाहनांची उदा. ट्रॅक्टरचा वापर, इंधन खर्च, दुरुस्ती खर्च इ. माहिती भरावी लागते. शेती अवजारे व यंत्राचा वापर करत असताना त्यांच्या वापराचा कालावधी, देखभाल दुरुस्ती खर्च याची नोंद असते. याप्रमाणे नोंदवह्या इत्थंभूत माहितीसह अद्ययावत ठेवाव्यात. यासाठी नोंदवह्या ठेवण्याची पद्धत समजून घेण्यासाठी गरज पडल्यास तज्ज्ञ, सहायकाची मदत घ्यावी. वाटाघाटी अत्यंत महत्त्वाच्या
कोणताही किफायतशीर व्यवहार करण्यासाठी वाटाघाटीचे कौशल्य वापरावे लागते. विशेषतः निविष्ठा खरेदी, सेवा पुरवठादार, शेतमाल खरेदीदार व इतर शेतीकामांशी संबंधित घटक यांच्याशी वाटाघाटी कराव्या लागतात. गटशेतीमध्ये एखादा सभासद यामध्ये अनुभवी असल्यास त्याकडे हे काम द्यावे. संभाव्य निविष्ठा पुरवठादार, खरेदीदार, सेवा पुरवठादार यांची यादी तयार ठेवावी. त्यातील उत्तम, प्रामाणिक व्यहवार करणारे उद्योग व व्यापारी निवडून त्यांच्याशी वाटाघाटी कराव्यात. सर्वात किफायतशीर किमतीसोबतच मालाचा दर्जा व सेवा देणाऱ्या संस्थांबरोबर करार करावेत. त्यातून खर्चात मोठी बचत साधता येते. खरेदीदाराशी वाटाघाटी करण्यापूर्वी व्यापार व्यवस्था व व्यापाराची स्थिती याचा अभ्यास करून त्याचे विश्लेषण जाणून घ्यावे. त्यामुळे वाटाघाटी करताना त्याचा फायदा होईल. बाजारातील चांगल्या खरेदीदारांची यादी तयार करावी. सर्वांची बोलून त्यातील काही निवडक खरेदीदारांची छाननी करून त्यांच्याशी वाटाघाटी सुरू कराव्या. खरेदीदाराच्या व्यवसायाची व्याप्ती व त्याची बाजारातील पत तपासावी. यात तुलनात्मकदृष्ट्या चांगल्या खरेदीदाराची खात्री पटल्यानंतर त्यांचेकडून शेतमालाची मागणी विषयी माहिती घ्यावी. त्यांना किती व केव्हा माल खरेदी करावयाचा आहे याविषयी वेळापत्रक तयार करावे. खरेदीदाराच्या काही विशिष्ठ गरजा उदा. मालाची गुणवत्ता, पुरवठ्याच्या अटी इ. समजून घेऊन त्याविषयी कृती आराखड्यात नियोजन व बदल करावेत. याचा भविष्यातील नियोजनासाठीही फायदा होतो.